Guide d’utilisation des fonctions collaboratives

A - Pour démarrer rapidement :

La partie publique

Le site g3univ.org dispose d'une partie publique accessible à tous dans laquelle les internautes trouveront des informations sur la présentation, les activités, les objectifs, les partenaires et les actualités de la plateforme g3univ.

La partie privée

Le site g3univ.org dispose également d'une partie privée collaborative accessible uniquement aux membres enregistrés. Pour bénéficier de toutes les fonctionnalités collaboratives de la plateforme, le membre devra se connecter et appartenir à un groupe.

Les membres

Un membre est un utilisateur qui s'est enregistré sur la plateforme à l'aide du formulaire d'enregistrement. Le profil d'un membre est consultable publiquement, en revanche les informations concernant ses activités sur la plateforme sont visibles uniquement par les membres connectés. Pour pouvoir bénéficier des fonctionnalités de collaboration, un membre doit adhérer à un groupe de travail.

Les activités

Les activités retracent l'ensemble des actions effectuées par les membres au sein de la plateforme collaborative.

Les groupes

Les groupes sont des espaces de travail qui permettent à plusieurs membres de se regrouper pour collaborer. Au sein d'un groupe, les membres appartenant à ce groupe peuvent partager des documents et en discuter au sein d'un forum.

Un groupe peut être public (son contenu sera visible par tous), privée (son contenu sera visible uniquement par les membres du groupe) ou caché (le groupe et son contenu seront visibles uniquement par les membres du groupe).

Pour intégrer un groupe, un membre doit se connecter et faire une demande d'adhésion au groupe qui l'intéresse. Lorsque vous cliquez sur un groupe, un bouton de demande d'adhésion est à votre disposition. Selon votre légitimité à intégrer ce groupe, l'administrateur rejettera ou validera votre demande d'adhésion.

Demande de création d'un groupe

Si vous souhaitez créer un groupe sur la plateforme, vous devez en faire la demande auprès de l'administrateur du g3univ.org en remplissant le formulaire "Demande de création de groupe" qui récoltera les informations nécessaires.

Administration du groupe

Le groupe peut être administré par un ou plusieurs membres du groupe. Une fois votre demande acceptée par l'administrateur et le groupe créée, vous pourrez y ajouter des documents et des sujets dans le forum de discussion.

Demande de création d'un site

Pour des besoins spécifiques en rapport avec les activités du g3univ, les membres peuvent demander la création d'un site web qui sera rattaché au réseau de la plateforme. Ce site sera complètement autonome mais hébergé par la plateforme g3univ.org
Son URL sera de type "nom-du-site.g3univ.org" La demande de création d'un site web se fait via le formulaire "Demande de création d'un site".

Administration du site

Le site disposera d'un espace d'administration permettant de gérer ses contenus. Une ou plusieurs personnes seront désignées comme administrateur du site.

B - Guide d'utilisation détaillé :

Questions sur les profils et les comptes

Questions sur les groupes

Questions sur les sites web de la plateforme

Ce guide est une traduction et une adaptation de la CUNY Academic Commons FAQs distribuée en Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported License.

Questions sur les profils et les comptes

1- Comment puis-je éditer les informations de mon profil ?

Après vous être connecté à la plateforme g3univ.org, déplacez votre curseur vers la barre de navigation en haut de page et sélectionnez : « Salutations, [votre nom d'utilisateur] » > Modifier mon profil.

profil

A partir de là, vous pouvez mettre à jour votre nom, votre position, organisation, centres d’intérêt et champs d’expertise ainsi que les champs de profil additionnels.

2- Comment ajouter une photo (un avatar) à mon profil ?

Après vous être connecté au G3, déplacez le curseur vers la barre de navigation en haut de votre écran et sélectionnez : « Salutations, [votre nom d'utilisateur] » > Profil, puis cliquez sur « Changer mon avatar » pour téléverser une nouvelle image.

avatar

Vous pouvez aussi créer un "gravatar", qui vous permettra d’utiliser cette même image sur une multitude de sites webs.

3- Comment changer mon mot de passe ?

Après vous être connecté à la plateforme g3univ.org, déplacez le curseur vers la barre de navigation en haut de votre écran et sélectionnez : « Salutations, [votre nom d'utilisateur] » > Réglages > Options du compte

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4- Comment changer le nom d'affichage de mon profil ?

Après vous être connecté à la plateforme g3univ.org, déplacez le curseur vers la barre de navigation en haut de votre écran et sélectionnez : « Salutations, [votre nom] » > « Modifier mon profil».

Pour changer votre nom, écrivez le nom souhaité dans le champ « Pseudonyme (obligatoire) » puis appuyez sur « Mettre à jour le profil ».

5- Qu'est ce qu'une "notification" ?

Le lien de notification en haut à droite du g3univ.org ou dans l'onglet "Notifications" de votre page membre vous indique si vous avez de nouveaux messages, des demandes de connexion ou des invitations à rejoindre un groupe.

6- Comment changer l'email sur lequel je reçois les notifications ?

Vous pouvez recevoir des e-mails de la plateforme g3univ.org en réponse à diverses activités qui prennent place sur la plateforme comme lorsque des messages sont postés dans les flux d’activités d’un groupe dont vous êtes membres ou lorsqu’un message privé vous est adressé. Vous pouvez changer vos préférences sur votre page de profil, dans l’onglet « Réglages » puis "Email" pour indiquer dans quelles circonstances précises vous souhaitez recevoir des messages en utilisant les boutons radio dans les colonnes « Oui » et « Non ».

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7- Comment effacer mon compte ?

Pour effacer votre compte, déplacez votre curseur vers la barre de navigation sombre en haut du site et cliquez sur le lien : « Salutations, [votre nom] » > « Réglages» > "Supprimer le compte".

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Questions sur les groupes

1- Comment créer un groupe ?

Après vous êtres connecté, rendez-vous sur la page Demande de création de groupe puis remplissez le formulaire de demande de création de groupe.

Identification du groupe :
Indiquez dans les deux premiers champs un nom de groupe et une courte description.

Visibilité du groupe :
Dans la section suivante, choisissez si vous voulez que votre groupe soit public, privé ou caché. Une brève description de chacun des ces types de groupe est présente pour vous aider à choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

Invitation au groupe :
Choisissez qui peut inviter de nouveaux membres au sein de votre groupe. Cette fonctionnalité est d'autant plus importante si vous choisissez un groupe privé ou caché.

- La première option permet à tous les membres de votre groupe d'inviter un autre membre à rejoindre le groupe.
- La seconde option limite ce droit aux membres ayant le rôle de modérateur dans le groupe.
- La troisième option limite ce droit à l'administrateur du groupe.

Réglage des notifications
Choisissez la fréquence à laquelle les membres du groupe recevront les notifications du groupe.

Activation du forum
Choisissez si vous souhaitez activer un forum de discussion. Si vous souhaitez discuter sur plusieurs sujets ou sur des documents partagés, nous vous conseillons d'utiliser le forum de discussion.

Partage de documents :
Choisissez si vous souhaitez activer la fonction de partage de documents au sein du groupe.

Identifier le groupe à l'aide d'une image (avatar) :
Vous pouvez télécharger une image pour l'utiliser comme avatar de votre groupe et l'identifier visuellement.

Vérifiez vos options puis cliquez sur le bouton "Envoyer". Votre demande de groupe est alors transmise à l'administrateur de la plateforme pour validation. Cette procédure est mise en place pour se prémunir des spammeurs et s'assurer de la légitimité du groupe.

Une fois votre groupe approuvé, vous recevrez un mail de confirmation. Vous serez alors en mesure d'ajouter une image (avatar) pour identifier le groupe, inviter des membres, désigner des modérateurs et commencer à collaborer avec les membres du groupe.

2- Comment joindre un groupe ?

Sélectionner le groupe qui vous intéresse en vous rendant sur la page "Groupes" (menu en haut de page: Collaboration > Groupes) Vous pouvez rechercher un groupe de plusieurs manières :

- Utilisez le moteur de recherche présent sur la page "Groupes" pour rechercher un groupe par mots clés.
- Utilisez le menu déroulant pour filtrer les groupes "les plus actif", "les plus récent", "par ordre alphabétique"
- Utilisez la liste des groupes affichés sur la page. L'ordre d'affichage correspond aux groupes les plus récemment actif.

Après avoir trouvé le groupe qui vous intéresse, vous pouvez soit cliquer sur le bouton "Rejoindre ce groupe" si le groupe est public soit cliquer sur le bouton "Adhérer" si le groupe est privé. Joindre un groupe public vous donne accès immédiatement au groupe et à ses fonctionnalités. En revanche une demande d'adhésion à un groupe privé nécessite la validation d'un administrateur ou d'un modérateur du groupe.

3- Comment maintenir un groupe ?

En tant que créateur et administrateur du groupe, vous serez en charge des rôles attribués aux différents membres de ce groupe. Vous aurez également les droits pour apporter des modifications au groupe (nom, description, avatar, visibilité, suppression ...) et modérer les membres (bannir, retirer du groupe, changer le rôle ...).

4- Quelles sont les différences de permissions des rôles attribués à la gestion des groupes (Administrateur, Modérateur, Membre) ?

Les administrateurs peuvent faire les choses suivantes que les modérateurs ne peuvent pas :

- Changer les paramétrages du groupe (changer la visibilité du groupe, activer/désactiver le forum ...).
- Changer l'avatar du groupe.
- Modérer les membres et/ou changer leur rôle.
- Supprimer le groupe.

Les modérateurs peuvent faire les choses suivantes que les membres basiques ne peuvent pas :

- Éditer, fermer ou effacer un sujet ou un message dans le forum de discussion.
- Éditer ou effacer des documents.

5- Quelles sont les différences entre un groupe privé, public et caché ?

Tous les contenus d'un groupe public (membres, messages du forum, activité du groupe) sont visibles par tous, même par les utilisateurs non connectés à la plateforme. Les groupes publics sont listés dans la liste des groupes de la page "Groupes" et tous les membres de la plateforme sont en mesure de joindre le groupe sans validation préalable d'un administrateur ou d'un modérateur du groupe.

Tous les contenus d'un groupe privé sont cachés au public et ne sont visibles que par les membres du groupe. Les groupes privés sont listés dans la liste des groupes de la page "Groupes" mais leur adhésion nécessite une demande et une validation de la part des responsables du groupe. Seule une acceptation de l'adhésion permet d'accéder au contenu d'un groupe privé.

Tous les contenus d'un groupe caché sont inaccessibles du public. Seuls les membres autorisés sont en mesure de voir les contenus d'un groupe caché. Un groupe caché n'est pas présent dans la liste des groupes affichés sur la page "Groupes". Un nouveau membre doit être invité à joindre le groupe par un membre existant du groupe.

6- J'ai joint un groupe caché et je peux maintenant le voir ainsi que tous ces membres. Est ce que c'est le cas des autres membres ?

Non. Lorsqu'un membre crée ou devient membre d'un groupe caché, il peut le voir dans la liste des groupes mais ce groupe n'est visible que pour les membres du groupe et non par le public ou les membres de la plateforme qui n'appartiennent pas au groupe.

7- Puis-je voir un groupe caché si je ne suis pas membre du site ?

Non car les groupes cachés ne sont pas visibles dans la liste des groupes de la page "Groupes". Le contenu et la liste des membres d'un groupe caché ne peuvent être accessible que par les membres de ce groupe.

8- Que se passe t'il lorsqu'un groupe privé devient public ?

Lorsqu’un groupe privé devient public, les annonces de groupe précédentes ne sont plus accessibles aux membres.

Il y a trois types de groupe sur le g3univ.org, chacun a un niveau différent de confidentialité. Au fil de l’évolution des besoins du groupe, il est possible d’ajuster les niveaux de confidentialité de privé à public ou vice-versa. Il y a certaines choses qu’un administrateur de groupe doit garder en mémoire avant d’effectuer de tels changements.

9- Peut-on partager des documents dans un groupe ?

Les membres de groupes ont la possibilité de créer des documents dans l’onglet « Documents » du groupe. Cette fonctionnalité permet aux membres de travailler sur des documents de façon collaborative et d’y attacher des fichiers.

Nous vous conseillons d'utiliser le forum pour discuter de vos documents en créant plusieurs sujets si vous avez plusieurs questions de discussion sur un document, plusieurs documents ou groupes de documents.

10- Comment les membres travaillent-ils de façon collaborative sur des documents ?

L’onglet « Documents » dans les groupes vous permet de créer, écrire et éditer des textes de façon collaborative avec les membres de vos groupes. Cette fonctionnalité peut ne pas être accessible dans votre groupe. L’administrateur du groupe peut l’activer dans les préférences du groupe. Lorsque la fonction est activée, cliquer sur l’onglet « Documents » vous donnera accès à une liste des documents que vous pouvez éditer.

11- Comment se fait-il que je ne reçoive pas les modifications qui ont lieu au sein du groupe par mail ?

Tout d’abord, veuillez vérifier vos préférences de notification pour être sûr qu’elles sont correctes. Dans un deuxième temps, veuillez vérifier le dossier de spam de votre boîte e-mail car nous avons reçu plusieurs rapports selon lesquels les mails d’activité de groupe pouvait être traités comme du spam. Les notifications du g3univ.org sont envoyées depuis l’adresse « wordpress[at]g3univ[dot]org ». Il est possible que vous deviez mettre cette adresse dans les contacts de votre compte e-mail ou sur la liste d’adresses autorisées de votre filtre de spam. Enfin, si vous rencontrez toujours des difficultés, n’hésitez pas à nous contacter.

12- Comment quitter un groupe ?

Pour vous désabonner d’un groupe, allez sur la page du groupe et cliquez sur le bouton « Quitter le groupe ». Ce lien se trouve sous l’icône du groupe.

13- Comment changer le mail sur lequel je reçois les notifications du groupe ?

Lorsque vous rejoignez un groupe, vous recevez les notifications e-mails tels qu’elles ont été définies dans les préférences du groupe. Si vous souhaitez changer vos préférences pour un groupe, rendez-vous sur la page du groupe et cliquez sur l’onglet « Options e-mails ». Sélectionnez les options que vous désirez et cliquez sur « Sauver ». Vous avez le choix entre les options suivantes :
- Aucun e-mail
- Résumé hebdomadaire
- Rapport journalier
- Tous les e-mails.

Questions sur les sites web de la plateforme

1- Comment créer un site web sur la plateforme g3univ.org ?

Les sites web sur la plateforme g3univ.org sont crées sur demande par le responsable technique de la plateforme. Pour faire votre demande de création de site web, vous devez remplir le formulaire intitulé "Demande de création de site" et attendre sa validation.

2- Quelle sera l'adresse de mon site web ?

Votre site web sera hébergé par la plateforme g3univ.org mais aura son adresse propre. Cette adresse (URL) sera de la forme nom_de_votre_site_web.g3univ.org

3- Un lien vers mon site web peut-il être présent sur la page d'accueil de la plateforme g3univ.org ?

Oui. La question vous ai d'ailleurs posé lors de la soumission du formulaire de demande de création du site.

4- Qui s'occupera de la gestion du contenu de mon site web ?

Lors de la demande de création du site web, vous devrez designer une personne responsable du contenu éditorial. Cette personne sera également désignée comme administratrice du site. Elle aura donc tous les droits pour effectuer des modifications sur le site.

5- Dois-je savoir coder un site web pour créer mon site web ?

Non. Votre site disposera d'un espace d'administration graphique à partir duquel vous effectuerez vos changements de contenu et vos réglages du site.

6- Comment ajouter une fonctionnalité à mon site web ?

Si vous avez besoin d'une fonctionnalité particulière sur votre site web, vous pouvez contacter le responsable technique de la plateforme. Celui-ci étudiera votre demande et essayera de trouver une solution avec vous. Si la demande de fonctionnalité nécessite une charge de travail conséquente et que le responsable technique ne dispose pas du mandat pour réaliser cette demande, une solution alternative devra être étudiée.

7- Comment personnaliser l'apparence de mon site web ?

L'outil qui gère votre site web s'appelle WordPress. Cet outil s'appuie sur des "thèmes" pour personnaliser certains aspect du site. Si vous connaissez et souhaitez utiliser un thème particulier, contactez le responsable technique de la plateforme pour qu'il étudie votre demande.

8- Qui sera administrateur de mon site web ?

La ou les personnes que vous aurez désigné lors de votre demande de création de site web. Il est conseillé que cette personne soit un minimum familière avec l'utilisation de WordPress car elle sera responsable du contenu et de la gestion du site.

9- Peut-on désigner plusieurs personnes comme administrateur du site web ?

Oui. Vous pouvez designer ces personnes lors de votre demande de création de site web. Vous pourrez également le faire ultérieurement via l'administrateur de votre site web qui désignera d'autres utilisateurs pour occuper le rôle d'administrateur à ses côtés.